下面我将从目的、核心指标、制作步骤、常用工具、报表类型和优化建议六个方面,为您详细拆解招聘报表的制作方法。
明确报表目的：我们为什么要做这份报表？
在开始制作之前，首先要明确这份报表给谁看，以及希望达到什么目的，不同的受众和目的,决定了报表的维度和深度。
- 对管理层/决策层：
- 目的： 展示招聘战略的执行情况，评估人力成本,为业务扩张或收缩提供数据支持。
- 关注点： 招聘总成本、人均招聘成本、关键岗位到岗率、招聘周期、人均效能等宏观指标。
- 对HR团队/招聘负责人：
- 目的： 评估团队和渠道效率，优化招聘流程，识别招聘瓶颈,进行团队绩效考核。
- 关注点： 各渠道转化率、各环节耗时、招聘漏斗、简历质量、面试官反馈等过程性指标。
- 对业务部门负责人：
- 目的： 了解人才需求满足情况，评估招聘质量,参与面试流程。
- 关注点： 需求岗位的到岗进度、候选人匹配度、新员工试用期通过率等。
核心招聘指标：我们应该关注什么？
招聘报表的灵魂在于数据，以下是招聘工作中最核心的几类指标,您可以根据需要组合使用。
规模与效率指标
- 招聘需求总数: 特定时期内（如月度/季度/年度）所有部门提出的招聘岗位数量。
- 到岗人数: 实际成功入职并转正的员工数量。
- 招聘完成率:
(到岗人数 / 招聘需求总数) * 100%,衡量招聘需求的满足程度。 - 平均招聘周期: 从职位发布到候选人成功入职的平均天数,反映招聘效率。
- 人均招聘成本:
(总招聘成本 / 到岗人数)，衡量招聘的经济效益。- 总招聘成本 = 内部招聘成本（HR薪资分摊）+ 外部成本（渠道费、猎头费、广告费、测评费、新人入职礼包等）。
渠道质量指标
- 渠道简历数量: 各个招聘渠道（如招聘网站、猎头、内部推荐、校园招聘等）收到的简历总数。
- 渠道有效简历数: 通过初步筛选,符合岗位基本要求的简历数量。
- 渠道简历转化率:
(渠道有效简历数 / 渠道简历数量) * 100%,衡量渠道简历质量。 - 渠道到岗人数: 每个渠道最终成功入职的人数。
- 渠道贡献率:
(渠道到岗人数 / 总到岗人数) * 100%,评估各渠道的重要性。 - 渠道人均成本:
(在渠道上的花费 / 渠道到岗人数),评估渠道的性价比。
招聘漏斗指标
这是分析招聘流程效率的黄金模型,能清晰地看出在每个环节流失了多少候选人。
- 简历筛选:
职位发布 -> 收到简历 - 初试/笔试:
通过筛选 -> 安排面试/笔试 - 复试/终试:
参加面试 -> 进入复试/终试 - 发放Offer:
通过终试 -> 发放Offer - 接受Offer:
发放Offer -> 接受Offer - 成功入职:
接受Offer -> 正式入职
漏斗转化率： 初试转化率 = (参加面试人数 / 通过筛选人数) * 100%,转化率低的环节就是需要重点优化的瓶颈。
质量指标
- 新员工试用期通过率:
(试用期合格/转正人数 / 试用期总人数) * 100%,衡量招聘的准确性。 - 平均在职时长: 新员工从入职到离职的平均时间,反映招聘质量和岗位匹配度。
- 用人部门满意度: 通过问卷或访谈,评估用人部门对新员工的满意度。
制作步骤：如何一步步完成报表？
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第一步：数据源确认
- 内部系统： 公司的ATS（Applicant Tracking System，求职者跟踪系统）是核心数据源，如北森、Moka、用友、金蝶等。
- Excel表格： 如果没有ATS,需要用Excel等工具手动记录所有招聘信息。
- 财务系统： 获取招聘相关的费用数据。
- HRIS（人力资源信息系统）： 获取员工在职、离职等数据。
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第二步：数据清洗与整合
- 确保数据准确无误，例如候选人姓名、职位、日期等没有错别字或格式错误。
- 将不同来源的数据（如ATS的流程数据、Excel的渠道数据、财务的费用数据）整合到一张主表或一个数据透视表中。
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第三步：选择报表工具
- 入门级： Excel / Google Sheets，功能强大，灵活度高，是大多数公司的首选，熟练使用数据透视表、图表功能即可制作出专业报表。
- 专业级： BI工具（如Tableau, Power BI），适合数据量大、需要做深度分析和可视化展示的公司,可以实现动态仪表盘。
- 一体化： 专业的ATS/HRIS系统，很多现代ATS自带报表功能,可以直接生成标准化的分析图表。
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第四步：设计报表结构与可视化
- 确定布局： 通常分为“核心概览”、“渠道分析”、“漏斗分析”、“趋势分析”等模块。
- 选择图表：
- 概览数据： 使用卡片、数字展示关键KPI（如招聘完成率、平均周期）。
- 对比数据： 使用条形图、柱状图对比不同部门、不同渠道的指标。
- 构成数据： 使用饼图展示各渠道贡献占比。
- 流程数据： 使用漏斗图直观展示招聘转化率。
- 趋势数据： 使用折线图展示招聘量、成本等随时间的变化趋势。
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第五步：撰写分析与洞察
- 这是报表的灵魂！不要只罗列数据，要解读数据背后的故事。
- 示例：
- “本月招聘完成率仅80%，主要原因是研发部‘高级工程师’岗位空缺3个月仍未到人，平均招聘周期长达65天，远超公司45天的平均水平。”
- “内部推荐渠道的简历转化率高达30%，人均成本仅为200元，是所有渠道中性价比最高的，建议加大内部推荐激励力度。”
- “从漏斗图看，‘发放Offer到接受Offer’的转化率仅为50%，说明我们的薪酬竞争力或雇主品牌吸引力有待提升。”
常用工具推荐
| 工具类型 | 推荐工具 | 优点 | 缺点 | 适用场景 |
|---|---|---|---|---|
| 电子表格 | Microsoft Excel, Google Sheets | 普及率高、成本低、灵活性强、学习曲线平缓 | 手动操作多，易出错，不适合大数据量实时分析 | 中小企业，或作为大型企业的辅助分析工具 |
| BI工具 | Tableau, Microsoft Power BI | 可视化效果极佳、交互性强、能处理海量数据、支持高级分析 | 需要专门学习，成本较高 | 对数据分析和可视化有高要求的大中型企业 |
| ATS/HRIS | 北森, Moka, Workday, SAP SuccessFactors | 数据自动同步、报表标准化、与招聘流程深度集成 | 功能相对固定，灵活性较低 | 已部署相关系统，希望实现招聘流程一体化的公司 |
常见招聘报表类型
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招聘月度/季度/年度总结报告
- 核心KPI概览、需求与到岗情况、渠道分析、漏斗分析、趋势分析、主要问题与改进建议。
- 受众： 管理层、HR负责人。
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渠道效能分析报表
- 各渠道的简历数量、转化率、到岗人数、人均成本、ROI（投资回报率）。
- 受众： 招聘团队、市场部。
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招聘漏斗分析报表
- 展示从简历到入职的完整流程及各环节转化率。
- 受众： 招聘团队、流程优化负责人。
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招聘成本分析报表
- 总成本构成、人均成本、渠道成本、岗位成本等。
- 受众： 财务部、管理层。
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新员工质量追踪报表
- 新员工试用期表现、转正率、在职时长、用人部门满意度。
- 受众： HR团队、业务部门负责人。
优化建议：让报表更有价值
- 自动化： 尽量利用ATS或BI工具实现报表自动化，减少手动统计,提高效率和准确性。
- 可视化： “一图胜千言”，多用图表，少用纯表格,让数据更直观。
- 故事化： 用数据和结论讲述一个关于招聘工作的“故事”，突出重点,提出洞见。
- 定期性： 建立固定的报表周期（如每周/每月），让数据形成时间序列,便于趋势分析。
- 行动导向： 报表的最终目的是指导行动,确保报表中的每一个分析都能指向下一步的优化措施。
希望这份详细的指南能帮助您制作出出色的招聘报表！
