明确目的：为什么要做招聘报表？
在动手之前,首先要清楚这份报表要给谁看，解决什么问题，不同的目的，决定了报表的维度和深度。
- 对业务部门/用人经理： 他们关心的是“招到人没？”和“招得快不快？”，报表需要清晰展示特定岗位的招聘进展、预计到岗时间。
- 对HR团队/招聘负责人： 他们关心的是“招聘效率高不高？”、“渠道效果好不好？”、“招聘成本贵不贵？”，这是报表的核心应用场景，需要全面的数据分析。
- 对高层管理者： 他们关心的是“人力战略是否落地？”、“团队扩张速度如何？”、“人均招聘成本是否在预算内？”，报表需要高度概括，突出战略层面的结果。
一句话总结：报表不是为了好看，而是为了“用”。
核心指标：招聘报表应该包含哪些数据？
一份完整的招聘报表通常围绕招聘漏斗的各个阶段展开,并辅以成本和渠道分析。
招聘漏斗分析
这是招聘报表的核心,能清晰地展示从“看到职位”到“成功入职”的全过程转化率。
| 漏斗阶段 | 核心指标 | 计算公式 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 需求阶段 | 需求职位数 | HR系统/用人提报 | 需要招聘的总岗位数 |
| 曝光阶段 | 职位浏览量/曝光量 | 招聘网站后台 | 职位被多少人看到 |
| 吸引阶段 | 简历投递量 | 招聘系统/邮箱 | 收到的简历总数 |
| 筛选阶段 | 有效简历数 | HR筛选后 | 符合基本要求的简历数 |
| 面试阶段 | 面试邀请数 | HR/用人经理发出 | 发出的面试通知数 面试转化率 = 面试邀请数 / 有效简历数 |
| 复试阶段 | 复试通过数 | 用人部门决定 | 通过了二面/三面的人数 复试转化率 = 复试通过数 / 面试邀请数 |
| Offer阶段 | Offer发放数 | HR发出 | 发出的Offer数量 Offer接受率 = Offer接受数 / Offer发放数 |
| 入职阶段 | 成功入职数 | HR系统确认 | 最终到岗的人数 入职转化率 = 成功入职数 / Offer接受数 |
| 完成阶段 | 整体招聘完成率 | 成功入职数 / 需求职位数 | 衡量最终目标的达成情况 |
时间效率分析
速度是招聘的关键。
- 平均招聘周期： 从职位批准到员工入职的平均天数，可以按部门、岗位级别、渠道等维度拆分。
- 各环节平均耗时： 简历筛选周期、面试周期（初面、复试）、Offer决策周期等，找到效率瓶颈。
- 关键岗位达成率： 在规定时间内（如30天/60天）成功入职的关键岗位比例。
渠道效果分析
钱要花在刀刃上,评估不同招聘渠道的价值。
- 渠道简历量占比： 各渠道（如猎聘、BOSS直聘、内部推荐、校园招聘）带来的简历数量。
- 渠道简历转化率： 各渠道带来的简历中，最终成功入职的比例。
- 渠道人均招聘成本： 在某渠道上的总花费 / 通过该渠道入职的人数。
- 渠道质量评分： 综合考虑转化率、成本、候选人质量（如试用期内通过率）等，给渠道打分。
成本分析
用数据说话,控制预算。
- 总招聘成本： 所有与招聘相关的费用总和（渠道费、猎头费、面试差旅费、招聘系统费等）。
- 人均招聘成本： 总招聘成本 / 成功入职人数，这是衡量招聘效率最直接的财务指标。
- 渠道成本占比： 各渠道花费占总招聘成本的比例。
制作步骤：从0到1制作报表
数据源准备
- 系统数据： 招聘管理系统、HRIS系统、ATS（Applicant Tracking System）是最佳数据源，能自动记录全流程数据。
- Excel表格： 如果没有专业系统，可以用Excel手动记录，建议设计一个标准化的招聘流程表，包含所有必要字段（候选人姓名、来源渠道、投递日期、面试阶段、面试官、Offer日期、入职日期等）。
- 财务数据： 从财务部门获取招聘相关的费用明细。
数据清洗与整合
从不同源导出的数据格式可能不一致,需要整合到一个Excel文件或数据库中。
- 去重： 删除重复的记录。
- 格式统一： 将日期、文本、数字等格式统一。
- 关联数据： 将候选人信息、流程信息和成本信息通过唯一的ID（如候选人ID、职位ID）关联起来。
选择图表类型
根据要展示的数据,选择最合适的图表。
| 目的 | 推荐图表 | 示例 |
|---|---|---|
| 展示构成/占比 | 饼图、环形图 | 各渠道简历来源占比 |
| 展示趋势/变化 | 折线图 | 近6个月的招聘周期变化趋势 |
| 展示对比/排名 | 柱状图、条形图 | 不同部门的招聘完成率对比 |
| 展示流程/转化 | 漏斗图 | 招聘漏斗各阶段转化率 |
| 展示关联关系 | 散点图 | 面试轮次与Offer接受率的关系 |
搭建报表框架
一份专业的报表通常包含以下几个部分：
- 仪表盘: 放在最上方，用1-3个核心指标（如：招聘完成率、平均招聘周期、人均招聘成本）和一张关键图表（如：招聘漏斗图）快速展示整体状况。
- 核心指标分析: 分模块详细展示上述提到的四大类指标（漏斗、时间、渠道、成本），每个模块用1-2张图表支撑。
- 维度下钻: 提供筛选器，让用户可以按部门、岗位、时间（月/季度）、渠道等维度查看数据，可以筛选“研发部”或“2025年第三季度”的数据。
- 结论与建议: 这是报表的灵魂！基于数据分析，给出明确的结论和可执行的建议。
- 发现问题： “我们发现通过A渠道的简历转化率很低，但成本很高，建议减少投入。”
- 提出建议： “技术部门的平均招聘周期长达45天，主要卡在用人经理面试环节，建议协调面试官时间或引入视频面试。”
- 肯定成绩： “内部推荐渠道的入职转化率高达30%，且成本最低，应大力鼓励员工推荐。”
常用工具推荐
- 入门级：Microsoft Excel / Google Sheets
- 优点： 普及率高，上手快，用数据透视表和图表就能做出不错的报表。
- 缺点： 数据量大时性能差，自动化程度低，需要手动更新。
- 进阶级：BI工具
- 代表： Power BI (微软), Tableau, FineReport, 帆软
- 优点： 数据可视化效果好，交互性强，可以连接多个数据源，实现自动化刷新和下钻分析，是专业HR的首选。
- 缺点： 有一定的学习成本。
- 专业级：招聘管理系统
- 代表： Workday, Greenhouse, 北森, Moka
- 优点： 数据从源头就是标准化的，系统自带强大的报表和仪表盘功能，实现端到端的流程管理和数据分析。
- 缺点： 成本较高。
进阶方向与最佳实践
- 自动化： 尽量实现报表的自动化，通过BI工具连接招聘系统和数据库，设置定时刷新，让HR从手动制表中解放出来。
- 可视化： 遵循“少即是多”的原则，图表清晰、重点突出，避免花哨的设计。
- 定期复盘： 报表不是一次性的，建立周报/月报机制，定期召开招聘复盘会议，利用数据驱动招聘策略的持续优化。
- 关联业务数据： 将招聘数据与后续的绩效数据、离职数据关联，分析不同渠道/招聘方式带来的员工长期价值（如：1年后留存率、绩效评级）。
- 预测分析： 在有足够数据积累后，可以进行简单的预测，预测某个岗位在未来一个月的招聘难度，或预测完成年度招聘目标所需的人员配置。
通过以上步骤,你就能制作出一份不仅“好看”，好用”的招聘报表，真正为招聘工作的科学化和高效化提供有力支持。
