第一部分：如何传真电汇单（详细步骤）
传真操作的核心是：将一份物理文件，通过电话线传输到另一台传真机上，并打印出一份物理副本。
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准备电汇单原件
- 填写完整：确保电汇单上的所有信息都已准确无误地填写清楚，包括：
- 付款人信息（你的姓名、账号、联系方式）
- 收款人信息（对方姓名、账号、开户行名称、地址等）
- 汇款金额（大小写）
- 汇款附言/备注
- 日期和你的签名（如果需要）。
- 打印清晰：使用清晰的打印机，确保文字、数字和印章（如果需要）都清晰可辨，避免模糊。
- 复印一份：强烈建议在传真前，先将电汇单复印一份作为你自己的底稿留存。 这是为了防止传真过程中出现任何问题（如卡纸、信号不良导致文件不完整），而你手上又没有原始凭证。
准备传真机和文件
- 放置文件：
- 打开传真机的盖板。
- 将电汇单的打印面朝下（通常是正面朝下），按照传真机纸盒上指示的箭头方向，将文件放入进纸槽。
- 确保文件放平整,没有歪斜，避免卡纸。
- 拨号：
- 拿起传真机上的听筒,或者直接按下“拨号”（Dial）或“发送”（Send）键。
- 听到对方传真机传来“嘟——嘟——”的连续、尖锐的传真信号音后，再拨对方的传真号码，如果直接按键拨号，则跳过此步。
- 发送：
- 输入对方的传真号码。
- 拨完号码后,按下“发送”（Send）或“开始”（Start）键。
- 听筒会放下,传真机开始工作，你会听到文件被扫描的机械声，以及传输信号的“滋滋”声。
- 确认发送：
- 传真机会自动将文件一页一页地发送出去。
- 发送完成后,传真机会打印出一份“发送报告”（Transmission Report），请务必查看这份报告，上面会显示：
- 发送是否成功（Success）。
- 发送的总页数。
- 对方的传真号码。
- 发送时间。
- 如果报告显示“成功”，你的任务才算完成。
收件方确认
- 对方接收：对方传真机收到文件后，会自动打印出一份清晰的副本。
- 电话通知：为了确保万无一失，强烈建议在发送传真后，立即给对方打个电话，进行口头确认，可以说：“您好，我刚刚把电汇单传真到您那里了，麻烦您看一下是否收到了，一共是X页。” 这样可以避免对方传真机缺纸、卡纸或号码拨错等问题。
第二部分：重要注意事项
- 信息安全：电汇单包含个人和银行敏感信息，传真时，确保传真机在安全的环境下，避免被无关人员看到，传真完成后，及时从传真机取走原件和发送报告，妥善保管或销毁。
- 清晰度问题：传真质量受电话线路质量影响，可能会导致复印件模糊，确保你的原件打印质量高，对方传真机的热敏纸（或墨粉）充足。
- 国际传真：发送国际传真，需要在对方国家代码、城市代码前加上国际拨冠号“00”或“”，从中国发到美国，号码是
001-xxx-xxxxxxx。 - 双方面都有传真机：这个操作的前提是你和你的接收方都必须有可用的传真机，如果对方没有传真机，则无法完成。
第三部分：更现代、更推荐的替代方案
传真因为其延迟、依赖硬件、成本（电话费）等问题，在商业沟通中正逐渐被更高效的方式取代，以下是几种主流的替代方案：
扫描发送电子邮件（最常用）
这是目前最主流、最便捷的方式，完美结合了扫描和电子邮件的优点。
- 扫描文件：
- 使用扫描仪或带有扫描功能的打印机/多功能一体机，将电汇单扫描成电子文件。
- 扫描时选择合适的分辨率（如300 DPI），确保清晰。
- 保存为 PDF 格式（推荐，不易格式错乱）或 JPG 格式。
- 作为邮件附件发送：
- 打开你的电子邮件客户端（如Outlook, Foxmail, 网易邮箱等）。
- 新建一封邮件,收件人填写对方的邮箱地址。
- 在邮件正文中写上简短的说明,“附件是我方今日的电汇凭证，请查收。”
- 将刚刚扫描好的PDF或JPG文件作为附件添加。
- 发送并确认：
- 发送邮件。
- 立即给对方打电话或发短信，告知对方“电汇单已通过邮件发送，请查收邮箱”。
优点：
- 快速：几秒钟内即可送达全球。
- 高质量：电子文件不会有传真失真问题。
- 可追溯：邮件发送记录可查，有据可依。
- 环保：节省纸张和耗材。
银行系统或企业内部系统
如果你们双方是长期合作的商业伙伴,或者使用的是同一家银行的网银系统，可以：
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- 网银截图：登录网上银行，找到已完成的汇款记录，使用截图工具（如电脑的
PrtScn键或手机的截屏功能）将凭证页面截取下来。 - 通过聊天工具发送：将截图通过微信、钉钉、企业微信等即时通讯工具发给对方联系人。
- 系统内上传：如果你们有共享的ERP、OA或项目管理平台，可以直接将凭证截图或PDF文件上传到指定的项目或订单模块中。
优点：
- 集成度高：直接关联到具体的业务订单或项目上。
- 即时沟通：方便对方在系统中直接看到并处理。
传真到邮箱服务（Fax to Email）
这是一种现代化的传真服务,你不需要实体传真机，只需订阅一个服务。
- 对方拥有Fax to Email服务：对方会提供一个专门的传真号码。
- 你发送传真：你可以通过以下方式向这个号码发送传真：
- 在线传真平台：登录一个网站，上传你的电汇单PDF，输入对方号码并发送。
- 电子邮件：将电汇单PDF作为附件，发送到一个特殊的邮箱地址（如
faxnumber@faxservice.com）。
- 对方接收：对方会收到一封新邮件，附件就是传真的扫描件。
优点：
- 无需硬件：摆脱了笨重的传真机。
- 接收方便：传真直接以邮件形式接收，易于管理和归档。
总结对比
| 方式 | 优点 | 缺点 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| 传统传真 | 法律效力在某些地区仍被认可，流程成熟 | 速度慢、依赖硬件、有耗材成本、可能失真 | 极少数政府机构、法律要求必须提供纸质回传的场合 |
| 扫描邮件 | 最快、最清晰、最方便、成本最低 | 需要对方有邮箱并会查收 | 绝大多数商业和个人场景下的首选 |
| 银行/企业系统 | 与业务流程紧密结合，便于追溯 | 依赖双方使用相同的系统 | 合作紧密的伙伴、大型企业内部 |
| 传真到邮箱 | 无需硬件，接收方便 | 需要对方订阅服务，发送方可能需要付费 | 对方没有传真机，但需要一个“传真号码”来接收 |
最终建议：在绝大多数情况下，使用扫描仪将电汇单扫描成PDF，然后通过电子邮件发送，是最高效、最可靠、最专业的做法，如果对方明确要求必须使用传真，再采用传统的传真方式。
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