撰写公司需求是一项系统性工作，旨在明确目标、统一认知、规范执行，确保产品或项目成果符合业务期望，其核心在于将模糊的业务诉求转化为可落地、可验证、可追溯的具体描述，涵盖背景、目标、范围、功能、非功能要求等多维度内容，并通过标准化格式传递给所有相关方，以下从准备阶段、核心要素、撰写步骤、注意事项及工具推荐五个方面展开详细说明。
撰写前的准备工作
在动笔撰写需求前，需完成充分的调研与分析，避免需求描述脱离实际或存在遗漏。
- 明确需求来源与目标：需求可能来自市场反馈、用户痛点、战略规划或技术升级，需先厘清“为什么要做这个需求”，若目标是提升用户活跃度，需明确当前活跃度数据、目标用户群体及预期提升幅度（如“30天内DAU提升20%”）。
- stakeholders沟通与对齐：与业务方、技术团队、设计团队、法务等关键干系人沟通，确保各方对需求的价值、边界达成初步共识，避免后期因理解偏差导致返工，例如业务方希望“新增社交功能”，而技术团队评估后认为现有架构无法支撑，需提前协商解决方案。
- 收集与梳理需求素材：通过用户访谈、竞品分析、数据复盘等方式获取原始素材，用户反馈“支付流程复杂”，需进一步拆解是“步骤过多”“验证码频繁”还是“支付方式单一”，并记录具体场景（如“老年用户在支付环节放弃率高达40%”）。
需求文档的核心要素
一份完整的需求文档需包含以下核心模块，确保信息全面且逻辑清晰：
需求背景与目标
- 背景：描述需求产生的内外部环境，说明“为什么现在要做”。“行业竞品已上线AI智能推荐功能，用户停留时长平均增加15%，我司因缺乏个性化推荐导致用户流失率上升8%。”
- 目标：用SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）定义目标。“在2025年Q3前，上线基于用户行为画像的智能推荐功能，使首页点击率提升12%，用户平均使用时长增加5分钟。”
需求范围与边界
- 范围：明确需求包含的核心功能模块，避免无限扩展。“本次需求包含用户画像标签体系、推荐算法引擎、首页内容展示逻辑三部分。”
- 边界：明确“不做”的内容，防止范围蔓延。“本次暂不支持视频内容的推荐，且第三方数据源接入仅限合作电商平台。”
用户角色与场景
- 用户角色：定义需求的目标用户群体，包括其特征和需求痛点。“核心用户为25-35岁职场女性，日均使用APP超1小时，关注效率工具和生活方式类内容。”
- 用户场景：通过“用户-场景-需求”结构描述具体使用场景。“用户在通勤地铁上打开APP，希望快速获取3篇以内的短篇资讯，且内容需与历史阅读偏好一致（如职场干货、轻食食谱）。”
功能性需求
这是需求文档的核心，需详细描述每个功能模块的具体要求，可采用“功能点+场景描述+交互逻辑”的结构。
| 功能模块 | 功能点 | 场景描述 | 交互逻辑 |
|--------------------|---------------------------|-----------------------------------------------------------------------------|-----------------------------------------------------------------------------|
| 智能推荐首页 | 个性化内容流 | 用户打开APP首页，展示基于其画像的推荐内容 | 1. 系统根据用户近7天浏览、点赞、收藏数据生成标签；2. 算法匹配标签与内容库；3. 按点击率排序展示前10条内容 | 详情页 | 相关推荐 | 用户阅读完一篇职场干货后，底部推荐3篇同类文章 | 1. 提取当前文章关键词（如“时间管理”“PPT技巧”）；2. 匹配同标签内容；3. 按发布时间倒序排列 |
非功能性需求
描述系统性能、安全性、兼容性等非功能特性，确保产品体验稳定可靠。
- 性能：首页推荐内容加载时间≤2秒（3G网络环境下），并发用户数≥10万时响应时间≤3秒；
- 安全性：用户画像数据加密存储，第三方API调用需通过OAuth 2.0认证；
- 兼容性：支持iOS 12.0及以上、Android 8.0及以上系统，主流浏览器兼容性≥95%。
验收标准（Acceptance Criteria）
定义需求完成的判断标准，需具体、可量化，避免“用户体验良好”等模糊表述。
- 验收标准1：用户点击推荐内容的点击率≥10%（通过数据后台验证）；
- 验收标准2：推荐内容与用户标签的匹配准确率≥80%（通过A/B测试验证）；
- 验收标准3：首页加载时间在90%的用户场景下≤2秒（通过性能监控工具验证）。
撰写需求的步骤流程
- 搭建文档框架：根据核心要素搭建文档大纲，明确各模块逻辑顺序（如从背景到目标，再到功能细节）。
- 填充具体内容：按模块逐项撰写，优先描述“做什么”，再说明“怎么做”，功能需求优先通过表格或流程图呈现，避免大段文字。
- 评审与优化：组织需求评审会，邀请技术、设计、测试等团队参与，重点检查需求的完整性、可行性和一致性，技术团队需评估功能开发周期，测试团队需确认验收标准是否可执行。
- 版本管理与更新：需求文档需标注版本号（如V1.0、V1.1）和更新日期，每次修改记录变更内容（如“2025-03-15：新增视频推荐功能，移除第三方数据源接入”），确保所有方使用最新版本。
撰写需求的注意事项
- 避免模糊表述：用“用户可点击‘立即购买’按钮”代替“提供购买入口”，用“系统返回错误码E001并提示‘手机号格式错误’”代替“提示输入错误”。
- 聚焦用户价值：每个功能需关联用户或业务价值，避免“为了功能而功能”。“新增夜间模式功能”需补充“减少用户夜间使用时的眼部疲劳，预计夜间使用时长提升15%”。
- 考虑异常场景：除正常流程外，需描述异常情况的处理方式。“支付失败时，系统需提示具体原因（如“余额不足”“银行卡过期”），并引导用户重新支付或更换支付方式”。
- 语言简洁易懂：避免专业术语堆砌，若必须使用需附加解释（如“DAU（日活跃用户）：指每日至少打开一次APP的用户数量”）。
需求管理工具推荐
- 文档协作工具：腾讯文档、飞书文档、Notion，支持多人实时编辑、评论和版本管理；
- 需求管理工具：Jira、Azure DevOps、Teambition，可拆解需求为任务、跟踪开发进度、关联缺陷与测试用例；
- 原型设计工具：Axure RP、Figma，可绘制交互原型，辅助直观展示功能逻辑。
相关问答FAQs
Q1：如何处理需求频繁变更的问题？
A：需求变更是常态，需通过规范化流程控制影响：① 建立“变更申请”机制，要求业务方填写变更原因、优先级及影响范围；② 组织变更评审会，评估变更对开发周期、资源的影响，与业务方协商优先级；③ 更新需求文档并同步所有相关方，确保信息一致。
Q2：如何确保需求文档的可读性？
A：可读性是需求落地的关键，可从三方面优化：① 结构化呈现，用标题、表格、流程图等替代大段文字，例如功能需求优先用表格；② 语言通俗化，避免技术黑话，例如用“用户注册时需填写手机号并验证”而非“实现用户注册的手机号校验逻辑”；③ 增加场景化案例，例如描述“用户忘记密码时，可通过手机号验证码重置密码”的具体操作步骤,帮助不同角色理解需求。
